Doanh nghiệp
vận hành
cùng một nhịp.

Bạn có thể bắt đầu từ việc đang tốn nhiều công sức nhất: tổng hợp báo cáo, theo dõi công việc, kiểm soát kho hay duyệt chi. ECLO cùng bạn chọn nghiệp vụ ưu tiên và chia giai đoạn phù hợp với nguồn lực. Các phân hệ khác có thể bổ sung khi đội ngũ đã sẵn sàng.

ECLO cần hiểu quy trình đang dùng, những bước bạn muốn giữ và những điểm cần cải thiện. Từ đó, hai bên xác định phần có thể thiết lập trên nền tảng và phần cần phát triển thêm. Phạm vi, chi phí và tiêu chí hoàn thành được thống nhất trước khi triển khai.

Trước hết, hai bên rà soát dữ liệu cần giữ: danh mục, hồ sơ, số dư hoặc chứng từ theo từng nghiệp vụ. Dữ liệu cần được chuẩn hóa, chạy thử việc chuyển đổi và đối chiếu trước khi sử dụng chính thức. Cách chuyển, khối lượng và chi phí được xác định theo nguồn dữ liệu thực tế.

Doanh nghiệp nên có một đầu mối dự án và người phụ trách nghiệp vụ ở từng bộ phận. ECLO cùng đội ngũ chuẩn bị dữ liệu, chạy thử các tình huống hằng ngày và hướng dẫn theo vai trò. Lịch chuyển sang hệ thống mới, cách xử lý vướng mắc và phạm vi hỗ trợ được thống nhất để mọi người chủ động sắp xếp công việc.

Hai bên cần thống nhất tiêu chí ngay từ đầu: các quy trình chính chạy đúng, dữ liệu được đối chiếu, quyền truy cập được kiểm tra và người phụ trách thực hiện được công việc của mình. Những nội dung còn cần hoàn thiện được ghi nhận cùng trách nhiệm và kế hoạch xử lý trước khi xác nhận từng mốc nghiệm thu.

ECLO cùng bạn làm rõ người đề xuất, người có quyền duyệt, điều kiện chuyển bước và bộ phận tiếp nhận xử lý. Với dòng tiền, duyệt đề xuất và ghi nhận thu chi thực tế là những bước riêng. Cách thiết lập quy trình và quyền xử lý được kiểm tra theo nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Các kết nối được lựa chọn và thiết lập theo nhu cầu. Chẳng hạn, phiếu đã ghi kho hoặc bút toán thu chi thực tế đủ điều kiện có thể được tiếp nhận thành chứng từ nháp ở kế toán khi kết nối tương ứng được bật. Người phụ trách kế toán vẫn kiểm tra, duyệt và ghi sổ theo quyền được giao.

Quyền truy cập cần được thiết lập theo vai trò và trách nhiệm của từng người. ECLO cùng bạn lập danh sách quyền xem, nhập liệu, xử lý và phê duyệt trong phạm vi các phân hệ triển khai. Những tình huống liên quan đến dữ liệu nhạy cảm cần được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng.

ECLO sẽ kiểm tra khả năng trao đổi dữ liệu của hệ thống hiện tại, như API hoặc định dạng nhập xuất được hỗ trợ. Hai bên cần làm rõ dữ liệu nào được chuyển, theo chiều nào, khi nào và ai xử lý khi có sai lệch. Khả năng kết nối, công việc cần làm và chi phí được xác nhận sau bước khảo sát.

Đây là mức tham khảo để bạn dự trù ngân sách và so sánh các lựa chọn. Báo giá chính thức được lập sau khi làm rõ nghiệp vụ, dữ liệu cần chuyển, người dùng, các kết nối và yêu cầu phát triển thêm. ECLO cùng bạn thống nhất cả phạm vi lẫn tiến độ trước khi bắt đầu.

Nếu doanh nghiệp tự trang bị server, phí bảo trì phần mềm là 10% giá trị hợp đồng phần mềm mỗi năm. Nếu dùng server chung ECLO, phí là 15% mỗi năm, gồm sử dụng server chung và bảo trì phần mềm. Các tỷ lệ tính trên giá trị hợp đồng phần mềm trước thuế. Khi bạn cần ECLO cung cấp server riêng, phần server được tư vấn và báo giá riêng.

Trách nhiệm quản trị máy chủ, sao lưu và hỗ trợ khôi phục cần được thống nhất theo phương án hạ tầng bạn chọn. Trước khi vận hành, hai bên làm rõ nơi lưu bản sao, lịch sao lưu, người kiểm tra và cách liên hệ khi có sự cố. Phạm vi hỗ trợ, thời gian phản hồi và các chi phí ngoài phạm vi được xác nhận trong thỏa thuận dịch vụ.

Đây là hai dịch vụ chuyên gia riêng, bạn có thể trao đổi theo nhu cầu của doanh nghiệp. ECLO cùng bạn làm rõ nội dung cần tư vấn, chuyên gia hoặc đơn vị thực hiện và báo giá trước khi bắt đầu. Phân hệ kế toán trong ERP hỗ trợ công việc kế toán; dịch vụ tư vấn chuyên môn có phạm vi riêng.